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Mail Knigge

 

E-Mail-Knigge fürs Büro

von Anette Bachmann

Eine E-Mail soll für schnelle und formlose Information sorgen. Wer nicht unhöflich erscheinen möchte, sollte sich an diese Regeln halten. Benimmregeln werden im Internet "Netikette" genannt - ein Wortspiel aus dem englischen ("net"= Netz) und Etikette.

Bedenken Sie beim Verfassen einer Mail, dass Ihre E-Mail unter Umständen von mehreren Leuten gelesen werden könnte. Lesen Sie die Nachricht daher noch einmal gründlich vor dem Versenden durch. Freundliche Umgangsformen sind absolut angesagt. Formulieren Sie knapp und präzise. Ironie könnte missverstanden werden. Bleiben Sie dabei sachlich.

E-Mails sind daher auch nicht für vertrauliche Mitteilungen geeignet. Deshalb bitte persönliche Informationen verschlüsseln. Kontrollieren Sie bitte auch immer noch einmal die Adresse. Achten Sie darauf, dass Ihre Geschäfts- Mail nicht zu lang wird und zu viele Informationen enthält. Finden Sie eine entsprechend aussagefähige Betreffzeile. Antworten Sie gezielt auf bestimmte Fragen und zitieren Sie diese Absätze. Achten Sie gewissenhaft auf die Rechtschreibregeln.

Verzichten Sie auch in der Weihnachtszeit auf lustige Cliparts oder Briefpapier- Vorgaben und setzen Sie Smileys oder Emoticons nur gezielt ein. Schreiben Sie nicht in Grossbuchstaben, und verwenden Sie Ausrufungszeichen sparsam, denn die drücken Wut aus. Besser sind *Sterne* vor und nach einem Wort, die heben es hervor.

Und noch etwas gehört zum guten Ton: Bitte lesen und beantworten Sie Ihre E- Mails regelmässig. Sorgen Sie für die Richtigkeit Ihrer E-Mail - Adresse, damit auch Sie problemlos erreicht werden können. Verbreiten Sie keine verbotenen Daten oder Bilder. Halten Sie den Dienstweg ein, das heisst behelligen Sie etwa Ihren Chef nicht mit Angelegenheiten, für die andere zuständig sind.

Check: Netiquette beim Mailen

  • · Niemals im Affekt schreiben;
  • · Ironie vermeiden;
  • · Höflichkeit ist Trumpf;
  • · In der Kürze liegt die Würze;
  • · E-Mails eignen sich nicht für vertrauliche Mitteilungen;
  • · E-Mails dienen zum schnellen Informationsaustausch;
  • · Korrekt adressieren;
  • · Konzentration auf ein Thema pro Nachricht;
  • · Smileys oder Emoticons gezielt einsetzen;
  • · Rechtschreibung beherzigen;
  • · Hervorhebungen durch *Sterne* andeuten;
  • · Neueste PC-Techniken nur anwenden, wenn der Empfänger sie auch beherrscht;
  • · Durchgehende Grossbuchstaben und häufige Ausrufungszeichen vermeiden;
  • · Hierarchie- Ebenen berücksichtigen;
  • · Mailbox regelmässig checken;
  • · E-Mails möglichst rasch beantworten;
  • · Eindeutige E-Mail - Adresse benutzen.
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